Siklus persediaan dan pergudangan adalah siklus yang mempunyai kaitan erat dengan siklus transaksi yang lainnya.
Bagi perusahaan manufaktur, bahan baku tergabung siklus persediaan, dan pergudangan dari siklus akuisisi dan pembayaran, sementara tenaga kerja langsung tergabung dari siklus penggajian dan personalia.
Pengendalian Intern Siklus Persediaan dan Penggudangan
Persediaan terdiri dari berbagai macam barang yang menjadi objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk diolah dalam proses produksi atau dijual.
Pada perusahaan dagang tentunya barang yang menjadi objek pokoknya adalah barang-barang yang akan dibeli untuk dijualkan kembali. Barang-barang ini kemudian disebut persediaan barang dagangan atau merchandise inventory.
Pengendalian persediaan merupakan segala metode dan tindakan yang digunakan dengan tujuan untuk mengamankan persediaan mulai dari kedatangan, penerimaan, penyimpanan dan mengeluarkannya, baik fisik maupun kualitas dan pencapaiannya terutama penentuan dan pengaturan jumlah perusahaan.
Faktor-Faktor yang Memengaruhi Kesulitan Audit Persediaan
Pertama, auditor sering merasa kesperusahaann dalam mengamati barang persediaan yang berbeda.
Kedua, persediaan termasuk dalam akun terbesar pada neraca dan berada pada lokasi yang beda, sehingga pengendalian dan perhitungan fisik menjadi lebih kompleks.
Ketiga, penilaian persediaan memiiliki kompleksitas apabila perhitungan keuangan persediaan juga merupakan hal penting dan jika biaya manufaktur harus dialokasikan dalam persediaan.
Keempat, metode penilaian persediaan yang bisa diterima dan beberapa kelompok menggunakan metode penilaian yang berbeda untuk berbagai macam bagian persediaan yang bisa diterima dan diterapkan menurut prinsip akuntansi.
Sistem Pengendalian dan Penerapan Siklus Manajemen Persediaan
Pertimbangan khusus; pertimbangan khusus merupakan adanya barang yang digunakan untuk mengantisipasi terhadap kenaikan harga, bagaimana cara untuk berjaga-jaga terhadap adanya kekurangan barang di mana hal tersebut harus diperhatikan karena jika saja barang yang disediakan terlalu melebihi batas, maka barangnya bisa saja belum terjual habis sedangkan permintaan konsumen berubah-ubah.
Persediaan yang stabil; bagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, adanya sistem persediaan yang stabil akan memperlancar segala kegiatan penjualan karena mampu menyediakan barang yang dibutuhkan konsumen dengan tepat waktu.
Menghadapi ketidakpastian permintaan; permintaan pasar suatu produk merupakan total produk yang akan dibeli oleh konsumen dalam wilayah tertentu dan dalam waktu tertentu pula.
Perusahaan sering mengalami permintaan yang bermacam-macam, hal ini sering kita ketahui melalui informasi pasar bahwa pasaran barang barang yang tertentu mengalami peningkatan dan dalam waktu tertentu pula akan mengalami penurunan, dan dalam hal ini memiliki makna bahwa permintaan terhadap suatu barang terkadang bisa saja naik dan bisa juga mengalami penurunan dan bisa saja dipengaruhi oleh berbagai faktor.
Ketidakpastian permintaan memang tentu tidak diinginkan oleh pelaku perusahaan namun ketidakpastian tersebut harus tetap bisa diterima karena hal tersebut merupakan salah satu risiko yang dapat terjadi dalam suatu perusahaan, supaya tidak terlalu memberikan dampak yang tidak baik untuk kelanjutan jalannya suatu perusahaan, maka pelaku perusahaan perlu menyediakan berbagai antisipasi yang perlu dilakukan untuk menghadapi adanya ketidakpastian permintaan tersebut.
Prosedur pengadaan barang; barang dagangan adalah barang yang disediakan oleh suatu perusahaan dalam jenis dagang bertujuan untuk dijual kembali. Dalam perusahaan perdagangan biasanya barang didapat melalui transaksi pembelian dan tidak mengubah bentuk nyata dari barang tersebut.
Pencatatan persediaan; catatan persediaan merupakan hal yang terpenting yang harus dilakukan karena melalui catatan persediaan ini diperoleh informasi mengenai persediaan barang yang tersedia dalam suatu perusahaan.
Penentuan besarnya persediaan merupakan masalah terpenting bagi perusahaan. Karena persediaan memiliki dampak langsung terhadap keuntungan tiap perusahan.
Adanya persediaan barang yang terlalu banyak dibanding kebutuhan perusahaan tentunya akan menambah beban biaya yang diperoleh. Hal yang harus diperhatikan dalam menyelesaikan masalah persediaan ini yakni seperti suhu, kelembaban temperatur, kebersihan serta keamanan yang terjamin.
Selain cara tersebut sistem penataan persediaan di gudang yang baik harus juga harus diperhatikan agar tidak menghambat jalannya proses produksi atau keluar masuknya barang persediaan perusahaan.
Terdapat pula beberapa cara perusahaan agar dapat melakukan manajemen persediaan yang efektif dan optimal. Yakni dengan mengatur dan memantau tingkat Persediaan perusahaan, menggunakan Metode FIFO & FEFO dalam manajemen persediaan perusahaan, menggunakan sistem manajemen persediaan yang otomatis melakukan audit inventaris secara reguler serta mengoptimalkan manajemen supplier.(*)
*Amir Hamzah, Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Malang
